Come rendere efficiente un Intranet aziendale

All'interno di una rete Intranet aziendale, si deve poter navigare come all'interno di un sito Internet efficiente e funzionale: le regole di progettazione e costruzione sono dunque grosso modo le stesse.

Il requisito base di una efficiente rete Intranet è la sua facile navigabilità. L'utente deve cioè potersi spostare all'interno del sito e orientarsi tra i diversi livelli ipertestuali in scioltezza. Tanto più elevato sarà il livello di complessità del sito, quanto maggiore sarà l'esigenza di renderlo chiaro.

La navigabilità è strettamente collegata ad una serie di caratteristiche quali:

• la velocità di scaricamento o download. In particolare la home page o pagina iniziale, e le schermate ricche di immagini devono potersi visualizzare prima che si esaurisca la pazienza dell'utente.

• la presenza di pulsanti di navigazione comprensibili. Questi pulsanti dovrebbero essere autoesplicativi e consentire un facile ritorno alla home page da qualsiasi livello ipertestuale

• la presenza di una mappa del sito chiara e funzionale e la possibilità di usufruire di una funzione di orientamento.

• la chiarezza ed il pronto funzionamento dei link di collegamento.

• la presenza di un numero non troppo elevato di schermate a scorrimento verticale.

• la presenza di testi scritti non troppo lunghi fitti.

• l'efficacia e la velocità dei motori di ricerca interni, che hanno il compito di facilitare il reperimento di informazioni.

Inoltre il possibile cambio di colore dei link di collegamento, l'inserimento di una funzione di history (una memoria delle ultime scelte effettuate dall'utente) e la possibilità di personalizzazione, sono solo alcune dei semplici "trucchi" per rendere più accattivante la navigazione.

Un altro aspetto di rilevante importanza è la costruzione dell'interfaccia utente, che dovrebbe essere di buon impatto comunicativo. Una buona comunicazione visiva si può ottenere grazie all'inserimento di immagini interessanti fin dalla Home Page, ponendo in evidenza il logo dell'azienda e modificando la grafica in funzione sia degli scopi di informazione, sia delle tipologie di destinatari (clienti, fornitori, dipendenti, ecc.). Requisito fondamentale per le icone deve comunque rimanere l'immediata comprensibilità.

Sotto l'aspetto cromatico, un policromatismo eccessivo può risultare dispersivo, mentre soluzioni basate su pochi colori o addirittura monocromatiche, sono nettamente più veloci da scaricare. Sarebbe utile che le scelte cromatiche si indirizzassero verso la specifica identità dell'azienda, in modo da integrare l'informazione con l'impatto visivo.

Dal punto di vista dei contenuti di testo, è importante adeguarsi alle caratteristiche dei destinatari e uniformarsi a un criterio di essenzialtà. La scelta deve considerare che una carenza eccessiva di testi potrebbe condurre ad un'impressione di scarsa completezza, ma una loro sovrabbondanza, oltre che renderne difficoltosa la lettura, grava pesantemente sull'"attrazione" del sito.

Nella scelta del registro comunicativo, poi, le forme di espressione linguistica e lo stile di enunciazione devono essere coerenti con le caratteristiche dell'azienda, dei possibili destinatari e con il tipo di messaggio che si vuole trasmettere. Una modalità oggettivante o in terza persona è appropriata per rapporti non confidenziali, mentre l'utilizzo del "tu" o del "noi", si adatta ad un uso più coinvolgente. È importante dare un'impressione di unità all'utente, evitando quindi di inserire troppi registri differenti. Infine, se la rete Intranet è progettata per un'azienda internazionale, è opportuno prevedere la funzione multilingue direttamente nella Home page.

In sintesi il sito deve essere progettato tenendo principalmente in conto le funzioni d'uso finali che dovranno essere garantite all'utente e dei servizi che si vogliono offrire. Il destinatario deve sentirsi coinvolto nel processo di progettazione, partecipando a test intermedi, in cui si analizzano anche i suoi bisogni e le sue aspettative. È fondamentale che una rete Intranet sia caratterizzata da una serie di servizi on-line come tutoring remoto, help desk, news, oltre a prevedere la possibilità di socializzazione all'interno di gruppi spontanei o organizzati.