Le righe di intestazione

Sono quattro e sono molto semplici da comprendere e da utilizzare. A partire dall'alto, nel primo campo - contrassegnato dal tasto "A", o "To" se si dispone di una versione inglese del software - bisogna obbligatoriamente inserire l'indirizzo del destinatario (o dei destinatari) del nostro messaggio, poniamo il nostro mario.rossi@contactum.com.

Il campo che segue è contrassegnato da un tasto "Cc", che sta per "carbon copy": lì andrà inserito l'indirizzo della persona o delle persone che desideriamo ricevano il messaggio in copia.

Poco più in basso un tasto Ccn (nelle versioni inglesi Bcc, cioè "Blind carbon copy") affianca il campo in cui possiamo inserire, se lo desideriamo, l'indirizzo o gli indirizzi delle persone cui vogliamo far pervenire il messaggio ma senza che gli altri destinatari - quelli indicati nei campi precedenti - ne abbiano una traccia. Se cioè voglio che il mio messaggio sia letto da Tizio e da Caio ma non desidero che Tizio sappia che l'ho mandato anche a Caio, l'indirizzo di quest'ultimo dovrò scriverlo proprio nel campo contrassegnato dal tasto Ccn.

Infine, ma non meno importante, troviamo il campo definito "Oggetto", o "Subject" nelle versioni inglesi del software.

Riempire questo campo, benché non obbligatorio (il messaggio verrà recapitato ugualmente, se c'è un indirizzo del destinatario) è fondamentale per più di un motivo.

A quasi tutti quelli che utilizzano la posta elettronica e che magari hanno attivato più di un account di posta, capita di trovarsi la mailbox frequentemente affollata di messaggi, di molti dei quali, non richiesti, farebbero volentieri a meno.

Se all'inizio, entusiasti del nuovo mezzo, siamo portati almeno ad aprirli tutti, se non proprio a leggerli, ben presto ci si rende conto che si tratta per lo più di "spam", la cosiddetta "spazzatura elettronica" (in gran parte pubblicità) e si finisce per cancellarli senza neppure aprirli. Ora, bisogna sapere che al momento di scaricare la posta dal server, l'utente ha sotto gli occhi due indizi per decidere in un batter d'occhio se si tratta di "spam" (e dunque da cancellare) o di un messaggio da leggere. I due indizi sono gli elementi normalmente visualizzati sullo schermo del pc da tutti i programmi di gestione della posta elettronica: il nome del mittente - o meglio il suo "nickname", ovvero il nome identificativo che questi ha voluto dare al proprio indirizzo e-mail una volta che l'ha attivato - e l'oggetto del messaggio.

Dunque quella stringa di testo è fondamentale perché chi non ci conosce potrebbe decidere solo da quella se aprire o meno il nostro messaggio.

A maggior ragione, se stiamo affrontando una campagna promozionale tramite e-mail e operiamo nel settore del b-to-b, possiamo solo immaginare quante inutili promozioni e offerte ricevano i responsabili acquisti delle aziende, tanto delle grandi quanto delle piccole. Quante possibilità avrà la nostra offerta di venire almeno aperta? Da quali elementi si giocherà il destino del nostro messaggio, e dunque della nostra offerta?

Ottima cosa appare dunque l'utilizzo dell'e-mail per un'offerta interessante e vantaggiosa, ma la prima e più difficile sfida consiste nel convincere il nostro interlocutore ad aprire il messaggio, e per vincere quella sfida abbiamo solo due chances: il campo dell'oggetto e quello che identifica il mittente.

Un altro elemento da tener presente, tra l'altro, è la lunghezza del testo che inseriamo nel campo destinato all'oggetto, lunghezza che non dovrebbe superare i trenta/quaranta caratteri (spazi compresi). In realtà i moderni software di posta consentono di inserire anche stringhe di testo più lunghe, ma in ricezione non risulteranno immediatamente visibili tutti i caratteri. Non è possibile definire quanti, perché molto dipende dalle impostazioni personali che ciascun utente avrà definito per il suo programma, ma ovviamente noi vogliamo la certezza che tutti leggano almeno l'oggetto del nostro messaggio, e dunque faremo bene a rimanere brevi ed essenziali. L'essenzialità è del resto importante anche da un punto di vista psicologico: non faremo buona impressione debordando dalle lunghezze consuete.